요즘 사람들은 예의 있게 전화받는 방법을 잘 모르는 듯 합니다. 전화를 걸거나 받을 때 상대방의 목소리에 바로 경계심이 생기거나 기분이 나빠질 때도 있습니다. 물론 스스로도 그러지 않는가 하는 반성도 동시에 하게 됩니다. 그래서 오늘은 예의 있게 전화받는 방법 10가지를 알아보려 합니다.
전화에 응답할 때는 처음부터 끝까지 상황을 처리하는 방법을 아는 것이 중요합니다. 전화 통화 중 스스로의 행동은 대화 결과와 상대방에게 남기는 인상에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.
그래서 업무상의 전화에 응답하든, 개인적인 이유로 전화를 받든 적절하고 효과적으로 응답하는 것이 중요합니다. 너무나 당연하지만 살다 보면 잊을 수도 있는 예의 있게 전화받는 방법 10계명 시작합니다. 이 순서대로만 전화를 받아도 여러분들의 사회성은 높아질 것입니다.
예의 있게 전화받는 방법 10가지
전화를 받거나 걸 때 모두 필요한 예절입니다. 하지만 오늘은 전화를 받을 때의 예절에 대해서 말씀드리겠습니다. 일단 전화를 받는 순간부터 시작입니다.
요즘 사람들은 전화 공포증이 있는 분들도 많습니다. 벨이 울리면 괜히 긴장합니다. 그럴 때 10가지를 순서대로 생각하고 적용해 보세요. 분명 큰 도움이 될 것입니다.
받을 준비하세요.
전화를 받기 전에 정신적으로나 육체적으로 준비하는 것이 중요합니다. 방해 받지 않고 오로지 대화에만 집중할 수 있는 조용한 공간을 찾아보세요.
차분하고 긍정적인 마음가짐으로 통화에 임할 수 있도록 심호흡을 하고 마음을 비우세요. 또한 필요한 경우 메모할 수 있도록 펜, 종이, 컴퓨터 등 필요한 모든 도구를 근처에 두십시오.
전화는 빨리 받으세요.
전화벨이 울리면 최대한 빨리 응답하도록 노력하세요. 너무 오랫동안 울리게 놔두면 무관심하거나 부주의하다는 인상을 줄 수 있습니다.
평균적으로는 3번 울릴 때 받는 것이 좋습니다. 상대방도 너무 빨리 받으면 긴장합니다. 그렇다고 계속 울리는데 받지 않으면 상대방은 슬슬 짜증이 나기 시작합니다.
특히 업무 상의 전화라면 너무 오랫동안 방치하지 않는 것이 좋습니다. 비즈니스 관계에서 성실하지 못하다는 느낌을 주면 그 다음 단계로 넘어가는 것이 쉽지 않습니다.
발신자가 자신의 전화가 여러분들에게 중요하다는 것을 소중히 여기고 확신할 수 있도록 처음 몇 번의 벨소리 내에 응답하는 것을 목표로 하십시오.
본인과 소속을 밝힙니다.
옛날 드라마를 보면 ‘예, 상도동 입니다.’ 라는가 ‘감사합니다. 대한물산 대리 홍길동입니다.’라고 전화를 받는 모습을 흔히 볼 수 있습니다.
요즘에는 이렇게 전화 받는 곳은 공무원들 밖에 없는 것처럼 느껴질 때가 많습니다. 하지만 본인의 소속과 이름을 밝히는 것은 매우 중요합니다.
개인적인 전화라면 큰 문제 안되겠지만, 회사에서 받는 업무적인 전화라면 본인과 소속을 밝히는 것은 상대방의 첫 음성부터 신뢰를 느끼게 만들어 주는 중요한 요소입니다.
특히 발신자도 내가 건 전화가 정확하게 연결되는지 은근히 긴장을 하고 있을 경우가 있으니, 이럴 때 소속을 밝힌다면 상대방에게 안도감을 줄 수 있습니다.
인사말로 시작하세요.
전화를 받으면 친절하고 전문적인 인사말로 시작하세요. 상황에 따라 자신이나 회사를 소개하고 전화를 건 사람을 어떻게 도울 수 있는지 물어보세요.
이 단순한 공손한 행동은 처음부터 대화에 긍정적인 분위기를 조성합니다. 면담은 첫 인상이 중요하지만, 전화는 상대방의 목소리와 톤도 중요합니다.
주의 깊게 들어보세요.
효과적인 의사소통에는 적극적인 경청이 포함됩니다. 발신자가 말하는 동안 주의를 집중하십시오. 괜한 오해를 초래할 수 있으므로 방해하거나 말을 걸지 마십시오.
“아, 예”와 같은 구두 신호나 짧은 확인을 통해 주의력을 보여 발신자에게 귀하가 대화에 참여하고 있음을 알리는 것도 훌륭한 대처입니다.
계속 듣고만 있으면 상대방이 혼자 떠드는 것 같은 느낌을 받을 수 있으니 적절한 추임새 역시 전화 예절에 큰 요소가 될 수 있기 때문입니다.
명확하고 자신있게 말하세요.
전화 통화 중에는 메시지가 정확하게 전달될 수 있도록 명확하고 자신 있게 말하십시오. 말을 발음하고, 적절한 음량을 유지하고, 듣는 사람에게 편안한 속도로 말하십시오.
캐주얼하든 격식을 차리든 통화 내용에 맞는 정중하고 전문적인 어조를 사용하세요. 특히 한 두 마디의 전문적 단어와 말투는 신뢰감을 높이는데 큰 도움이 됩니다.
관련 질문을 적절하게 섞어주세요.
대화가 진행되는 동안 더 많은 정보를 수집하고 불확실성을 명확히 하기 위해 관련 질문을 하세요. 예의 있는 질문은 상대방에게 오히려 호응을 얻을 수 있습니다.
이는 받는 사람이 발신자의 요구 사항을 이해하는 데 적극적으로 관심이 있음을 나타내며 적절한 지원이나 솔루션을 제공할 수 있는 기회를 제공합니다.
유용한 정보 제공하세요.
발신자에게 응답할 때 그들의 우려 사항이나 질문을 직접적으로 해결하는 명확하고 간결한 정보를 제공하는 것이 좋습니다.
통화자에게 혼란을 줄 수 있는 부정확한 전문 용어나 은어에 가까운 기술 용어를 사용하지 않아야 합니다. 필요한 경우 추가 지원을 위해 웹사이트나 연락처 정보 등 추가 리소스를 제공하는 것도 훌륭한 방법입니다.
어려운 전화를 전문적으로 처리하세요.
모든 전화 통화가 쉽거나 즐거운 것은 아닙니다. 통화하기 어려운 사람이나 어려운 상황에 직면한 경우 전문적이고 침착함을 유지하는 것이 중요합니다.
그렇다고 사소한 언쟁에 참여하거나 방어적인 태도를 취하지는 마시기 바랍니다. 대신 주의 깊게 듣고, 그들의 우려 사항에 공감하고, 해결책을 찾거나 필요한 경우 문제를 적절한 사람에게 전화를 연결 시켜주는 센스있는 행동을 하기 바랍니다.
정중한 마무리로 마무리
예의 있게 전화받는 방법의 마지막 단계로 전화 통화가 끝나면 시간을 내어 연락해 준 발신자에게 감사 인사를 전하는 것이 좋습니다.
대화 중에 취한 조치나 합의 사항을 요약하여 모든 사람이 동일한 내용을 이해할 수 있도록 나중을 대비하는 것도 필요합니다.
그리고 필요한 후속 조치를 제공하고 추가 질문이나 우려 사항이 있는 경우 연락할 수 있음을 미리 알려주시기 바랍니다. 사소한 행동들이지만 신뢰성과 전문성을 높이는데 큰 도움이 됩니다.
예의 있게 전화받는 방법 10가지 요약
결론적으로, 효과적인 의사소통을 위해서는 전문성과 올바른 행동으로 전화를 받는 것이 중요합니다. 이 10가지 전략을 따르면 전화 대화가 긍정적인 인상을 남기고 성공적인 결과에 기여할 수 있습니다.
자신을 준비하고, 신속하게 응답하고, 친절하게 인사하고, 주의 깊게 듣고, 명확하게 말하고, 관련 질문을 하고, 유용한 정보를 제공하고, 어려운 통화를 전문적으로 처리하고, 정중하게 마무리하는 것을 잊지 마시기 바랍니다.
처음에는 힘들겠지만 연습을 통해 이러한 기술은 나중에 여러분의 좋은 자산이 될 수 있습니다. 그리고 이후에 어떤 전화 통화도 자신 있게 처리할 수 있습니다.
간단하지만 중요한 이 기술들을 습득하여 좋은 이미지로 성공적인 사회 생활과 개인의 발전을 이루시길 바랍니다. 이것으로 예의 있게 전화받는 방법 10가지를 마치겠습니다.
이왕 전화 예절에 대해서 알아보셨으니, 전화 예절의 중요성도 함께 알아가시기 바랍니다. 본인의 발전과 타인에게 알려주기 위한 좋은 자료가 될 것입니다.